Bu yazıda sizlerle beraber OpenOffice.org programının toplu mektup gönderimlerinde bize nasıl yardımcı olabileceğini göreceğiz. Birçoğunuzun buna benzer ihtiyaçları olmuştur. Örneğin bir şirkette çalışıyor ve müşterilerinize bir bayram için kutlama mesajları göndermek istiyorsunuz. Göndereceğiniz tüm mesajlarda sadece o müşterinizin adının geçmesini ve onunla ilgili bazı bilgilerin bulunmasını istiyorsunuz. Hatırlarsınız eskiden bu tip ihtiyaçlar için standart bir mektup hazırlanır ve ad, soyad v.b. alanlar boş bırakılarak sonradan el ile doldurulurdu. Ancak günümüzde OpenOffice.org imdadımıza yetişiyor, mektuplar ile adresleri eşleştirmek gibi zahmetli bir işi devralıyor.
Nasıl mı? Hep birlikte görelim…
Konunun daha net anlaşılması açısından, konu anlatımı sırasında hayali bir dernek ve bu derneğin yapmış olduğu bir bağış kampanyası sonucu, bağış yapanlara göndermek istediği bir teşekkür mektubunun olduğunu var sayalım.
Mektubumuz aşağıdaki gibi olsun;
Merhaba,
Sayın Hakan HAMURCU,
01.08.2008 tarihinde gerçekleştirdiğimiz ?Her şehirde yeni bir okul? kampanyamıza yapmış olduğunuz İstanbul ili için 150 YTL bağıştan ötürü teşekkürlerimizi iletir,
Bağış tutarının İstanbul İl Milli Eğitim Müdürlüğüne teslim edildiğini haber vermek isteriz.
Değerli katkılarınızdan ötürü teşekkür ederiz.
Okul Yaptırma Derneği
Yönetim Kurulu
Mektuptan da anlaşılacağı üzere hayali derneğimiz her şehirde yeni bir okul yaptırmak için kampanya düzenlemiş ve bağışta bulunan insanlara, kendilerine yaptıkları bağış miktarlarını ve bu miktarların ilgili şehirde İl Milli Eğitim Müdürlüğü’ne teslim edildiğini bildirmektedir. Bağış yapan kişilerin çok fazla olabileceğini düşünürsek, bu tip mektupları yazmak için OpenOffice.org yeteneklerini kullanmamız bize hız kazandıracaktır.
Şimdi bu tip ihtiyaçların OpenOffice.org?da nasıl karşılandığına adım adım bakalım;
? İlk olarak bir bağış listesi hazırlanmalıdır. Bu listeyi hazırlamak için ister OpenOffice.org Veritabanı (Base), Hesap Tablosu(Calc) ya da Kelime İşlemci (Writer) kullanabilirsiniz. Biz örneğimizde Calc kullanarak soldaki gibi bir liste oluşturduk. Daha sonra bu listemizi ?Bağış Listesi.ods? adıyla kaydettik.
? Şimdi sıra geldi Kelime İşlemci (Writer) programını kullanarak yukarıda örneğini verdiğimiz mektubu oluşturmaya. Bunun için Kelime İşlemci’yi açın ve mektubunuzu oluşturun. Yazıları dilediğiniz şekilde biçimlendirebilirsiniz. İsterseniz mektubunuza resim, tablo v.b. nesneler ekleyebilirsiniz. Biz örneğimizde aşağıdaki mektubu oluşturduk ve ?Örnek mektup.odt? adıyla kaydettik.
? Şimdi Araçlar > Posta Birleştirme Sihirbazı menüsünü seçelim. Ekrana gelen diyalog kutusunu ihtiyaçlarınıza uygun şekilde cevaplandırın.
Adım-1 : Başlangıç belgesi seçin. Biz mektubumuzu yazdığımız için ?Geçerli Belgeyi Kullan? seçeneğini işaretleyerek ?İleri? butonuna basıyoruz. Eğer mektubunuzu henüz yazmadıysanız, bu durumda Yeni Belge Oluştur seçeneği ile devam ederek ilerleyen adımlarda mektup metnini oluşturabilirsiniz.
Adım-2: Belge türü seç. Bu bölümde hazırladığınız dokümanın bir mektup mu yoksa bir e-posta mı olduğunu belirliyorsunuz. Mektup seçerek ihtiyacınızın, yukarıda bahsettiğimiz bir derneğin bağış yapanlara göndermek istediği örnek mektup benzeri olduğunu, e-posta türünü seçerek arkadaşlarınıza toplu e-posta gönderme ihtiyacınız olduğunu belirleyebilirsiniz. Biz örneğimizde ?Mektup? türünü seçerek ?İleri? düğmesine basıyoruz.
Adım-3 : Adres bölümü ekleyin. Bu bölümde hazırladığınız mektubun kimlere gideceğini belirlemeniz gerekir. Biz yukarıda örnek bir bağışçılar listesi hazırlamış ve kaydetmiştik. Şimdi ?Adres Listesi Seç? butonuna basarak daha önce Calc kullanarak hazırladığımız ?Bağış Listesi. ods? dosyasını eklememiz gerekiyor.
?Adres Listesi Seç? diyalog kutusunda OpenOffice.org ile standart olarak gelen bir liste yer almaktadır. Biz, kendi hazırladığımız listeyi kullanacağımızdan ?Ekle? düğmesine basarak daha önce hazırladığımız bağış listesini ekliyoruz.
Bunun için;
?Ekle? düğmesine bastığınızda karşınıza ?Aç? diyalog kutusu gelecektir. Daha önce Calc kullanarak hazırladığımız ?Bağış Listesi.ods? dosyasını seçip ?Tamam? düğmesine basıyoruz.
?Adres Listesi Seç? diyalog kutusuna bağış listesi eklenmiş olacaktır. ?Tamam? düğmesine basarak Posta Birleştirme Sihirbazı?na geri dönüyoruz.
Adım-6 : Belgeyi Düzenle
Biz mektubumuzda zarf üzerine yazılacak adres bilgisi ve ?Sayın ….? gibi karşılama mesajları istemediğimizden dolayı üçüncü ve dördüncü adımlardaki seçimleri iptal ederek doğrudan altıncı adıma geçtik. Siz dilerseniz Posta Birleştirme Sihirbazı?nda 3, 4 ve 5. adımları kullanarak zarf üzerine yazılacak posta adreslerini, ?Sayın Bayan ….? gibi karşılama mesajlarını ve yerleşimlerini düzenleyebilirsiniz. Bizim geçtiğimiz bu adımda ise karşınıza gelecek olan diyalog kutusu ?Belgeyi Düzenle? olacaktır.
Burada ?Belgeyi Düzenle? düğmesine basarak, mektubumuzun neresinde hangi bilgilerin görünmesi gerektiğini ayarlayacağız. Düğmeye bastığımızda Posta Birleştirme Sihirbazı küçük bir pencereye dönüşecek ve size belgenizi düzenleme imkânı verecektir. Tüm düzenleme işlemlerinden sonra sihirbazla devam etmek için bu küçük penceredeki ?Posta Birleştirme Sihirbazına Geri Dön? düğmesine basarak sihirbaza geri dönebilirsiniz.
Şimdi örnek mektubumuzda ?Sayın Hakan HAMURCU? diye başlayan mesajdaki “Hakan HAMURCU” yerine bağış listemizdeki isimlerin kullanılmasını istiyoruz.
Bunun için sırasıyla;
? ?Hakan? kelimesini işaretliyoruz
? Ekle > Alanlar > Diğer menüsünü seçiyoruz. Karşımıza gelen ?Alanlar? diyalog kutusundaki ?Veritabanı? sekmesine geçiyoruz.
? ?Tür? bölümünden ?Posta alanlarını birleştir? seçeneğini seçtikten sonra ?Veritabanı seçimi? bölümünden daha önce eklediğimiz Bağış Listesi > Çalışma Sayfası1?i seçiyoruz.
? Artık listede hangi alanların olduğunu görebiliyoruz. Şimdi sırasıyla örnek mektubunuzdaki Hakan kelimesini işaretleyin ve ?Alanlar? diyalog kutusundaki ?Adı? seçeneğini işaretleyip ?Ekle? düğmesine basın. Sonrasında HAMURCU kelimesini işaretleyin ve aynı şekilde ?Soyadı? seçeneğini işaretleyip ?Ekle? düğmesine basın. Bu işlemi mektubunuzdaki şehir ve bağış miktarı alanları için de yaptıktan sonra ?Kapat? düğmesine basarak mektubunuza geri dönün.
? Şimdi mektubumuz ?örnek mektup? resmindeki gibi görünecektir. Artık, ?Posta Birleştirme Sihirbazına Geri Dön? düğmesine basarak işlemleri tamamlayabiliriz.
Adım-7 : Kişisel belge. Bu bölümde oluşturduğunuz belge içerisinde değişiklik yapmanız gerektiğinde ?Belgeleri tek tek düzenle? düğmesine basarak istediğiniz herhangi bir değişikliği yapabilirsiniz. Biz bir değişiklik istemediğimizden ?İleri? düğmesine tıklayarak son adıma gidiyoruz.
Adım-8: Kaydet, yazdır ya da gönder. Artık işlemlerin sonuna geldik. Şimdi dilerseniz yeni oluşturduğunuz belgeyi kaydedebilir, yazdırabilir, e-posta ile gönderebilir ya da ?İptal? düğmesine basarak bu işlemlerin tamamını iptal edebilirsiniz. Biz, örneğimizde ?Başlangıç belgesini kaydet? düğmesine basarak devam ediyoruz ve örnek mektubumuzu aynı isimle kaydediyoruz. Sonrasında İsimsiz1 adıyla birleştirilmiş yeni bir belge oluşuyor ve dilerseniz bu belgeyi de farklı bir isimle kaydedebiliyorsunuz.
İşte birleştirilmiş belgemiz:
Lütfen konuyla ilgili soru, görüş ve önerilerinizi Özgürlükİçin forumlarında dile getiriniz.